Zes stappen plan voor complexe problemen

Liefst willen we onze problemen opgelost zien in overzichtelijke stappen. Het geeft houvast om een model te hebben volgens welke je een probleem kunt begrijpen en oplossen. En nergens lijkt dat belangrijker dan bij de problemen die het meest ingewikkeld zijn, omdat juist dergelijke problemen ertoe kunnen leiden dat je verdwaalt in de ongrijpbaarheid ervan. Daarom hier een stappenplan:

Stap 1: Neem de tijd
We hebben haast, dus we doen het rustig aan, hoorde ik eens zeggen. Wanneer de tijd schaars is, is het efficiënt gebruik daarvan extra belangrijk. Efficiënt gebruik van tijd betekent bewust gebruik daarvan. Wie te snel gaat, dreigt stappen over te slaan. Dan moet je terugkeren op je schreden, de fouten die je onderweg hebt gemaakt later weer corrigeren, met alle vertragingen van dien. Daarom is het belangrijk, juist om tijd te besparen, om tijd te nemen.

Stap 2: Creëer een diepe verbinding met jezelf en anderen
Als je een complex probleem moet oplossen, verbind je dan allereerst met het enige échte instrument dat je hebt: jezelf. Je verbinden met jezelf is alleen mogelijk als je in het nu bent. Dus is het van belang je preoccupaties met het verleden of de toekomst te laten voor wat zie zijn, en dat is geen makkelijke opgave.
Als je met een groep mensen een probleem oplost, zorg dan dat je niet alleen met jezelf, maar ook met de andere teamleden verbonden bent. Jezelf verbinden met anderen is een hartskwestie, gaat over openheid en ontvankelijkheid. Dit is een aspect van het stappenplan dat eigenlijk voortdurend aandacht vraagt. Een team waarin openheid en ontvankelijkheid gebruikelijk zijn wordt als het ware één instrument. Gebrek aan afstemming tussen collega's zorgt voor onnodige onderlinge strijd. Zorg er daarom voor dat je onderlinge conflicten uitspreekt. Zo verdwijnen de muren die zich tussen de teamleden bevinden.

Stap 3: Kijk, kijk, en blijf kijken
Als je de tijd hebt genomen, en de verbinding is gelegd, richt je pas dan op het vraagstuk. Observe, observe, observe, noemt Brian Arthur dit. Vermijd iedere oplossingsgerichtheid. Snelle oplossingen zijn uitsluitend geoorloofd bij simpele problemen. Complexe problemen vragen aandacht en verdieping. Kijk als het ware 'achter' de onmiddelijke verschijningsvorm van het vraagstuk. Wees niet te snel tevreden. Denk niet te snel dat je het wel weet, want complexe problemen hebben een grote diepte en vele kanten. Probeer niet alleen te kijken op een rationele manier, maar ook met een 'open hart', want in contact met het hart zie je meer. Wees je bewust van opkomende gevoelens van haast, onrust en oplossingsgerichtheid, en probeer daar niet naar te handelen.

Stap 4: Luister naar wat opkomt
Analyseer zo min mogelijk. Analyse brengt je weg van het oorspronkelijke probleem. Je 'gaat in je hoofd', en riskeert verhalen te creëren die weliswaar een gevoel van houvast geven, maar die het oorspronkelijke vraagstuk onvoldoende recht doen. In plaats van te analyseren, stel jezelf de vraag: Wat zie ik? Wat zien wij? Wat ervaar of voel ik? Wat wordt ons verteld via al deze gewaarwordingen en ervaringen, al deze puzzelstukjes? Welk groter geheel wil zich aan mij laten zien? Wie de tijd neemt om te onderzoeken krijgt vroeg of laat de oplossing te zien, niet als het resultaat van analyse, maar als resultaat van aandacht.
Wanneer je er geen soep van kunt maken, blijf dan kijken. Neem nog meer tijd. Verzet je tegen die o zo menselijke neiging om alles wat we niet begrijpen 'concreet' te maken door er een vierkant en handzaam model van te maken, dat evenwel weinig overeenkomstig de werkelijkheid is. Waarom? Omdat je daarmee weg beweegt van het werkelijke probleem, en verstrikt raakt in je eigen bespiegelingen daarop.

Stap 5: Heb de durf te accepteren wat zich toont
Een belangrijk gevolg van stap 4 is, dat je de oplossing niet zelf 'maakt', maar dat deze zich aan je laat zien - als je tenminste voldoende aandacht schenkt aan het complexe probleem. De oplossing is er, dient ontdekt te worden maar niet gecreëerd. Door het probleem met aandacht te onderzoeken 'ontsluit' de oplossing zich vanzelf, als je tenminste daarvoor het geduld kan opbrengen. Dat heeft evenwel een groot nadeel: de oplossing die zich aandient is misschien adequaat, maar komt soms niet overeen met wat jij wilt.
Dat is voor veel mensen wel even slikken: het grootste probleem blijkt meestal niet buiten ons te liggen, maar zijn wij zelf. We zijn meestal niet bereid, of hebben de durf niet, om te doen wat het beste is, voor onszelf, voor onze collega's, voor de organisatie. Want hoe zit het dan met MIJ? De opdracht is heel vaak, om 'jezelf opzij te zetten' ten behoeve van een oplossing. Slechts weinig mensen zijn daartoe bereid, en mede daarom zijn er zoveel problemen.
Wie hier vastloopt, keert terug naar stap 2. En gaat van daar verder. Vraag je ondertussen in alle eerlijkheid af, of je bereid zou zijn je eigenbelang los te laten ten behoeve van een waarachtige oplossing. Ook kiezen voor het eigenbelang is geoorloofd, maar vraagt een andere afstemming met jezelf en met je collega's, en leidt misschien niet tot een oplossing van het oorspronkelijke probleem. Dat is een keuze die je te maken hebt.

Stap 6: Handel en kijk
Deze stap is heel eenvoudig. Wanneer de eerste vijf stappen correct zijn doorlopen, dan is de handeling een vanzelfsprekend en logisch gevolg. Wat deze stap vaak ingewikkeld maakt is dat deze meestal te vroeg wordt ingezet. Dat betekent dat we meestal deels het verkeerde doen. Wat we verkeerd doen moet dan opgelost worden door weer nieuwe handelingen, en zo raken we verstrikt in correctie op correctie. Dan worden problemen en hun oplossingen ingewikkeld. We verliezen het oorspronkelijke probleem uit zicht. Handel pas, als je weet wat je moet doen.
Dit betekent niet dat je voor je begint alle stappen in een proces moet hebben uitgelijnd. Integendeel! In complexe problemen is dat onmogelijk. Zet de eerste schrede. Kijk om je heen.Wat verandert er? Wat is het effect? Wat betekent de eerste schrede voor een volgende? Complexe situaties veranderen voortdurend. Iedere handeling heeft invloed op het geheel, verandert de constellatie van factoren, en vraagt dus bewustzijn in het verdere handelen. Deze stap gaat over handelen in verbinding met de omgeving waarin je je bevindt, dus niet uitsluitend met de ogen op de horizon gericht, maar ook op het hier-en-nu.

Een algemene regel
Alle stappen kunnen alleen op juiste manier doorlopen worden als er sprake is van bescheidenheid. We kunnen nooit volledig overzien wat de invloed is van ons handelen bij complexe problemen, dus dienen we voortdurend bewust te blijven, en ons te realiseren dat we een geheel beïnvloeden dat groter is dan wij, en groter dan wij kunnen overzien.